Tiime : rapprocher un paiement avant la relance

Analyse de la documentation officielle, sans test en compte payant.

Avant une relance dans Tiime, faites coïncider trois éléments : la facture, le règlement reçu et le statut utilisé par le suivi client. Une facture « envoyée » n’est pas payée, et un virement visible sur le compte ne solde pas la bonne créance tant qu’il n’est pas rapproché ou identifié sans ambiguïté.

Ce guide vise un indépendant ou une petite équipe qui utilise Tiime Factures et veut éviter une relance injustifiée. Aide officielle Tiime consultée le 22 octobre 2026.

Exiger trois preuves avant d’envoyer

Tiime distingue notamment les statuts Brouillon, Facturée, Envoyée et Payée. Le statut Payée peut être appliqué automatiquement lorsqu’une transaction bancaire correspondante est rapprochée, manuellement en reliant le règlement, ou directement sur le document si aucun compte n’est connecté. Cette souplesse impose de savoir quelle preuve votre équipe retient.

Dans les paramètres clients, Tiime propose deux bases pour calculer les encours : les transactions bancaires, si l’offre inclut la synchronisation, ou les statuts des factures. Avec la seconde méthode, passer manuellement une facture à Payée suffit à la retirer des encours. Ce mode simplifie le suivi sans banque connectée. Gardez la preuve du règlement pour justifier le statut.

Rapprocher le paiement à la bonne facture

Sur le web, l’aide Tiime décrit un rapprochement depuis Facturation puis Factures, avec « Matcher la facture », ou depuis Comptes puis Transactions, avec « Relier des documents ». Sur mobile, l’action peut partir de la facture ou de la transaction. Après le lien, la transaction apparaît sur la facture.

1. Ouvrez la facture et vérifiez le client, le montant restant et l’échéance.
2. Repérez le mouvement bancaire par date, montant et libellé, sans vous fier à un montant identique isolé.
3. Reliez le document au règlement correspondant.
4. Contrôlez que le statut et l’encours ont évolué comme prévu.
5. Seulement si aucun règlement ne couvre le solde, préparez la relance.

Un rapprochement automatique est une proposition de correspondance, pas une raison de sauter la vérification. Deux clients peuvent payer le même montant le même jour. Une référence, un nom d’émetteur ou l’historique client permet de lever l’ambiguïté.

Traiter un virement pour plusieurs factures

Tiime documente le lien de plusieurs factures avec une seule transaction. Depuis la transaction, « Modifier le lien » permet d’ajouter un second document. Le contrôle porte alors sur la somme : total des factures retenues, moins les avoirs applicables, égal au montant reçu.

Prenons ce cas : un client règle deux factures de 480 € et 720 € par un virement unique de 1 200 €. Relier seulement la première laisserait la seconde dans les impayés et pourrait déclencher une relance erronée. Les deux documents doivent être associés au même mouvement, puis l’encours du client doit être relu.

Si plusieurs chèques de clients différents apparaissent dans une transaction globale, l’aide Tiime prévoit de scinder la transaction en sous-transactions, puis d’ajouter le bon libellé client avant de rapprocher les factures. Ne rattachez pas la transaction globale à un seul client pour faire disparaître artificiellement son encours.

Séparer les factures créées ailleurs

Une facture importée au format PDF dans l’espace « Factures de vente » de Documents n’apparaît pas dans Tiime Factures. L’aide officielle précise que cette importation exige une offre supérieure à Free et que la mise à jour du suivi client passe par un rattachement manuel au règlement, avec un libellé de type Factures sur la transaction.

Cette différence change la procédure : la vue Facturation ne constitue pas un inventaire complet si l’entreprise a importé d’anciens documents. Avant une relance globale depuis une fiche client, rapprochez la liste des créances avec les factures externes conservées dans Documents.

Choisir une relance unitaire ou client

Tiime permet de relancer depuis une facture pour viser une créance précise, ou depuis la fiche client pour envoyer un récapitulatif de plusieurs factures en attente. La première option convient quand le litige ou la promesse de paiement concerne un document. La seconde est plus lisible quand plusieurs échéances sont dépassées.

Le modèle d’e-mail se configure dans les paramètres de facturation. Avant l’envoi, remplacez toute formule vague par les éléments utiles : numéros des factures, montants restant dus, dates d’échéance et moyen de transmettre une preuve de paiement. N’ajoutez pas une menace automatique si un accord ou un litige est déjà consigné.

L’aide Tiime indique que l’envoi direct de devis et factures depuis la plateforme nécessite soit une offre Smart ou Business avec un compte bancaire professionnel connecté, soit la sélection de Tiime comme Plateforme Agréée. La page de relance décrit l’envoi par e-mail depuis Tiime, mais ne détaille pas séparément toutes ses conditions commerciales. Vérifiez donc l’action disponible dans votre espace avant d’organiser la procédure autour d’elle.

Faire une revue qui évite les faux impayés

1. Filtrez les factures dont l’échéance est dépassée.
2. Écartez les brouillons, annulations, avoirs et documents couverts par un accord.
3. Examinez les transactions non rapprochées proches du montant attendu.
4. Traitez les paiements groupés et partiels avant de modifier le statut.
5. Relisez l’encours client, puis envoyez une relance unitaire ou récapitulative.
6. Conservez la date de la dernière relance visible dans Tiime et la prochaine action convenue.

Si votre équipe utilise les statuts manuels, désignez la personne autorisée à passer une facture à Payée et exigez une référence au règlement. Si elle utilise les transactions bancaires, traitez régulièrement les mouvements non rapprochés. Mélanger les deux méthodes sans règle commune rend l’encours difficile à expliquer.

Quand ce parcours ne convient pas

Une relance ne doit pas partir automatiquement lorsqu’un paiement partiel, un avoir, une contestation, une retenue de garantie ou un échéancier modifie le solde. Dans ces cas, calculez le montant restant et adaptez le message. Si les paiements transitent par plusieurs comptes non synchronisés, la vue Tiime peut être incomplète.

Traitez le recouvrement et les questions juridiques dans une procédure séparée. Pour une créance contestée, une mise en demeure ou des pénalités, vérifiez le contrat, la facture et les règles applicables avant d’envoyer. Un historique propre sert d’abord à ne pas réclamer deux fois la même somme.

Pour compléter ce parcours, consultez la fiche Tiime, la méthode générale pour vérifier un paiement avant de relancer et le comparatif Indy ou Tiime.