Axonaut : un devis envoyé n’est pas une vente gagnée

Analyse de la documentation officielle, sans test en compte payant.

Une petite équipe peut avoir beaucoup de devis ouverts et peu de dossiers suivis. Le problème n’est pas toujours le nombre de contacts : personne ne sait quelle proposition fait référence, ce qui manque au client pour décider, ni qui doit reprendre l’échange. Dans Axonaut, le point de départ est de relier la proposition au dossier commercial, puis de séparer les états qui répondent à des questions différentes.

Ce guide propose des repères pour classer les affaires et retrouver le devis de référence.

Une affaire, une prochaine action et une proposition de référence

Commencez par définir ce que votre équipe appelle une affaire. Une prestation ponctuelle et un contrat annuel chez la même entreprise peuvent nécessiter deux suivis distincts. À l’inverse, trois versions d’un devis pour le même besoin ne représentent pas nécessairement trois ventes potentielles.

Notre règle proposée : ouvrir un dossier par décision d’achat indépendante, pas par document envoyé. Nommez-le avec le besoin et le périmètre, puis notez la personne qui suit le dossier, la prochaine action et son échéance. Ces éléments constituent une convention de travail Logicelio ; nous ne prétendons pas qu’ils sont tous des champs obligatoires du logiciel.

Ces intitulés sont un exemple de méthode, pas les étapes imposées par Axonaut. Gardez seulement celles qui entraînent une action différente. Une colonne supplémentaire qui ne change rien au travail ajoute surtout du classement.

Relier le devis à l’opportunité existante

La documentation Axonaut décrit le rattachement depuis CRM, puis Opportunités : l’édition d’une opportunité comporte une zone Devis permettant de créer la proposition associée. L’éditeur indique aussi qu’un devis peut être rattaché à une opportunité déjà existante lors de sa création. Source : liaison entre opportunités et devis.

Avant de créer quoi que ce soit, recherchez le dossier déjà suivi. Contrôlez l’entreprise, le besoin et la personne concernée : comparez aussi les coordonnées et l’historique. Après rattachement, vérifiez que le document correspond bien à cette affaire et non à une autre demande du même client.

En cas de nouvelle version, laissez une note expliquant ce qui change : périmètre réduit, option ajoutée ou calendrier déplacé. L’objectif n’est pas d’effacer l’historique, mais de rendre la version à défendre immédiatement identifiable. Ce guide ne suppose pas une fonction automatique de gestion des versions ; vérifiez dans votre compte comment les références sont conservées.

Ne pas additionner opportunité, devis et encaissement

Un suivi commercial répond à « que pouvons-nous vendre ? ». Un suivi des règlements répond à « que reste-t-il à recevoir ? ». Les réunir dans le même outil ne les rend pas interchangeables.

La documentation du prévisionnel Axonaut indique que les opportunités en cours sont pondérées par leur probabilité de réussite. Elle décrit également une option avancée permettant d’utiliser les devis plutôt que les opportunités. Vérifiez donc la source choisie avant d’interpréter le résultat : l’option n’invite pas à additionner vous-même les deux listes. Source : prévisionnel de trésorerie.

Exemple pédagogique, hors taxes et hors calendrier de règlement : une affaire fictive de 4 000 € avec une hypothèse de réussite de 50 % représente 2 000 € de potentiel pondéré dans notre calcul simplifié (4 000 × 0,50). Cela ne signifie ni 2 000 € encaissés, ni une garantie d’obtenir la moitié de la commande. L’issue peut être une vente entière, un montant renégocié ou aucune vente.

Ce calcul n’est pas une reproduction du moteur Axonaut. Il laisse de côté TVA, échéances, factures déjà émises et autres flux. Son seul but est de montrer pourquoi une probabilité commerciale ne doit pas financer mentalement une dépense certaine.

Après l’acceptation : vérifier le dossier créé

Selon l’aide Axonaut, l’acceptation d’un devis entraîne la création d’une commande client liée. Ce dossier rassemble les documents de l’affaire et permet de suivre ce qui a été facturé et ce qui reste à facturer. Source : commande client.

Pour votre équipe, le contrôle important est la continuité : le collègue qui prépare la prestation retrouve-t-il la bonne proposition, le périmètre accepté et les réserves convenues ? Une note commerciale imprécise peut devenir une mauvaise consigne de réalisation.

N’utilisez pas « accepté », « facturé » et « payé » comme trois façons de dire la même chose. Identifiez la preuve attendue pour chaque étape. Si votre question porte déjà sur le paiement, consultez le guide de vérification avant relance d’une facture : ce n’est plus le même contrôle que la relance d’un devis.

Automatiser seulement la transition comprise par l’équipe

Axonaut documente des déclencheurs distincts, dont l’acceptation d’un devis, la signature électronique et le paiement d’une facture. Les actions présentées incluent notamment la création d’une tâche ou d’une opportunité. L’aide décrit aussi un suivi des actions programmées ou exécutées et la possibilité de désactiver une automatisation. Source : automatisations commerciales.

Commencez par une action interne limitée, par exemple préparer la reprise du dossier après accord, plutôt que par une suite d’emails adressés aux clients. Examinez les règles déjà actives avant d’en ajouter une. Deux règles qui répondent au même événement peuvent produire un suivi redondant ; c’est un risque à contrôler, pas un dysfonctionnement Axonaut constaté par Logicelio.

Testez aussi le cas d’un devis modifié ou d’un accord retiré. L’annulation des actions différées reste à contrôler dans ces deux situations. Tant que ce comportement n’est pas vérifié dans votre configuration, prévoyez une revue manuelle avant l’exécution. Ne promettez pas au client une suite automatique que vous ne savez pas interrompre.

Faire relire un dossier avant de généraliser

Faites reprendre un dossier de démonstration par un collègue : il doit retrouver le devis à jour, comprendre s’il est accepté et identifier la prochaine action. Reprenez ensuite une ancienne version du devis pour vérifier qu’elle ne peut pas être confondue avec la proposition retenue. Gardez les destinataires des essais en interne.

La question finale n’est pas « ai-je trouvé le bouton ? », mais « une autre personne peut-elle expliquer ce dossier sans m’appeler ? ». Si elle confond deux propositions ou ne sait pas quoi faire ensuite, reprenez la règle de classement avant de multiplier les automatismes.

Quand ce travail ne justifie pas Axonaut

Si vous produisez quelques factures sans négociation ni passage de relais, structurer un cycle commercial complet peut être inutile. Si votre CRM actuel répond déjà au besoin, mesurez d’abord le coût organisationnel d’un changement : reprise des dossiers, règles de nommage et formation des utilisateurs.

Notre fiche Axonaut présente le périmètre général. Le comparatif Axonaut et Qonto aide à distinguer suivi commercial et opérations financières. Pour examiner d’autres organisations commerciales, consultez la sélection de CRM pour TPE.

Avant de souscrire, vérifiez les fonctions effectivement accessibles dans votre compte et le devis correspondant au nombre d’utilisateurs et à la durée retenue. Aucun tarif ni avantage promotionnel chiffré n’est garanti par ce guide.

Avant de négocier le prix, calculez la remise que votre marge peut supporter. Calculer une remise dans Axonaut.