Dans ce guide
Attribuez une source principale à chaque type de facture
Dans Pennylane, choisissez comment arrivent les achats et les ventes, puis contrôlez les fichiers avant de les importer. La détection d’un fichier identique limite certains doublons ; elle ne dispense pas de vérifier une facture reçue sous plusieurs versions, ni des données déjà reprises en comptabilité.
Analyse de la documentation officielle, sans test en compte payant.
Ce guide s’appuie sur les aides Pennylane lues le 22 octobre 2026. Nous proposons une méthode pour une TPE qui collecte ses pièces avec son cabinet. Aucun connecteur, dossier comptable ni import réel n’a été créé pour cette analyse.
Faire l’inventaire des sources avant de les activer
L’aide de configuration des imports décrit notamment e-mail, mobile, stockage et comptes professionnels. Les réglages se trouvent dans Paramètres > Transmission de factures. Les adresses d’achat et de vente sont propres au dossier : reprenez celles affichées dans votre espace.
Écrivez d’abord d’où viennent les pièces habituelles. Par exemple, les factures d’abonnements arrivent par e-mail, les achats sur place par photo et les ventes depuis l’outil de facturation. Pour chaque famille, désignez un canal habituel et un responsable des erreurs. Cette organisation facilite la recherche d’un document manquant sans déclencher immédiatement un nouvel import depuis toutes les sources.
Préparer une facture par fichier
La documentation demande un justificatif par fichier, même pour un lot. Les formats acceptés comprennent PDF, JPEG et PNG ; les photos doivent respecter les dimensions requises par Pennylane. Si le cabinet travaille déjà dans le dossier, l’aide demande de ne transmettre que les factures qui ne sont pas encore saisies. Elle rappelle aussi la conservation des originaux papier.
Gardez une facture de plusieurs pages dans son propre fichier. En revanche, séparez un PDF contenant plusieurs factures. Le diagnostic officiel précise que le découpage interne dépend de l’accès à l’interface Comptabilité. Sans cet accès, préparez les fichiers avant import. Contrôlez particulièrement les pages où figurent le total et les conditions de paiement.
Distinguer fichier identique et même achat
Prenons ce cas : une facture fournisseur F-218 de 156 € arrive en PDF par e-mail. Un salarié photographie ensuite sa version imprimée, puis quelqu’un dépose le PDF initial manuellement. Le second PDF est identique au premier ; la photo représente le même achat avec un autre fichier. La bonne question reste : combien de factures F-218 doivent être traitées ? Une seule dans cet exemple.
| Entrée | Ce qu’elle représente | Contrôle |
|---|---|---|
| PDF reçu par e-mail | Facture F-218, 156 € | Retrouver la pièce dans Achats |
| Photo du papier | Autre fichier du même achat | Comparer référence et fournisseur |
| Dépôt du PDF initial | Fichier identique | Lire le message d’import |
Pennylane indique qu’un fichier déjà présent ne peut être importé une deuxième fois. Si le document semble absent, recherchez aussi les archives. Si le fichier est refusé, cherchez la facture déjà enregistrée, y compris dans les archives. À l’inverse, des pièces visuellement proches demandent un examen avant tout retrait.
Prudence si une reprise comptable couvre déjà la période
Le diagnostic d’import traite aussi le cas d’un doublon après reprise d’un FEC ou d’un autre fichier comptable. Il demande de ne pas supprimer immédiatement les factures. Faites préciser au cabinet quelles données ont été reprises, sur quelles dates et comment les nouveaux justificatifs doivent s’y rattacher.
Préparez une frontière écrite entre historique et collecte courante. Si le cabinet a repris jusqu’au 30 septembre, une facture d’août retrouvée en octobre doit être examinée comme une exception ; sa date d’arrivée ne signifie pas qu’elle appartient à la nouvelle période. Ne tentez pas de résoudre cette différence en modifiant artificiellement la date du document.
Collecter la pièce puis contrôler son règlement
L’aide de rapprochement indique que les suggestions utilisent notamment fournisseur, libellé, montant et date. Des transactions très proches, comme des abonnements, peuvent rendre la suggestion moins pertinente. Ouvrez donc la proposition avant de la confirmer.
Pour clore le cas F-218, retrouvez une seule facture exploitable, vérifiez le débit de 156 € qui lui correspond et confiez les éventuels écarts au responsable comptable. Conserver la pièce et trouver son paiement sont deux contrôles complémentaires. Validez séparément la collecte, le règlement, la TVA et l’écriture.
Pour une facture client réglée en plusieurs fois, contrôlez les encaissements associés et le solde avant la relance. Suivre un paiement partiel dans Pennylane.
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Sources et méthode de cette analyse
Pennylane : paramétrer l’import automatique ; Pennylane : résoudre les problèmes d’import ; Pennylane : rapprocher transactions et factures La méthode proposée relie les sources d’import Pennylane, les messages de doublon et le contrôle du règlement. Sources consultées le 22 octobre 2026. Méthodologie · Transparence commerciale · Signaler une correction.