Qonto : résoudre les pièces manquantes avant l’export comptable

Analyse de la documentation officielle, sans test en compte payant.

Nous avons rapproché trois aides Qonto le 22 octobre 2026. Cette méthode vise les personnes qui préparent un dossier mensuel ; elle ne remplace pas la validation comptable.

Retrouver les dépenses encore sans document

L’aide sur les justificatifs manquants décrit les statuts Ajouté, Manquant et Facultatif dans Compte pro > Transactions. Une vue personnalisée permet d’isoler les pièces manquantes, avec des filtres supplémentaires par membre ou méthode de paiement.

Commencez par une période précise. Pour chaque dépense concernée, identifiez la personne capable de retrouver le reçu ou la facture. Une demande contenant la date, le fournisseur et le montant sera plus facile à traiter qu’un message général demandant « tous les justificatifs ». Vérifiez les documents déjà stockés avant de solliciter à nouveau votre collègue.

Les rappels automatiques sont annoncés pour Smart et les offres supérieures dans l’aide consultée. Vérifiez les droits de votre abonnement et les notifications effectivement activées. Un rappel envoyé ne signifie pas qu’une pièce a été reçue ; gardez une liste d’exceptions jusqu’à leur résolution.

Une pièce attachée n’est pas encore une pièce vérifiée

La procédure de vérification demande d’examiner les documents, les informations de TVA et les catégories. Elle permet de marquer une transaction comme vérifiée. Les filtres restent accessibles à tous, mais les fonctions de demande de pièce et de vérification sont décrites à partir de Smart.

Cas inventé : une équipe suit trois débits de 48 €, 120 € et 240 €. Le premier possède le bon reçu ; le deuxième a une facture appartenant à un autre mois ; le troisième n’a aucune pièce. Le total des dépenses est 408 €, mais seuls 48 € sont justifiés correctement dans cette première lecture. La priorité est de remplacer la mauvaise pièce et de retrouver celle qui manque, puis de refaire le contrôle.

Le statut « vérifié » est un repère de travail dans l’outil. Il ne permet pas de déduire seul qu’une charge est fiscalement admise ou que la TVA est récupérable. Faites arbitrer les cas ambigus par le cabinet et conservez son explication avec le dossier.

Choisir le fichier adapté à la question du comptable

Selon l’aide sur les exports, les données complètes Excel ou CSV couvrent les transactions exécutées et celles en cours de traitement. Les données simplifiées, OFX et QIF couvrent les exécutées. L’export peut aussi inclure les comptes externes. Ces différences expliquent qu’un total ne soit pas identique d’un fichier à l’autre.

Avant l’envoi, notez les comptes sélectionnés, la période, les statuts et la présence des justificatifs. L’aide limite une extraction à 10 000 transactions. Pour un volume supérieur, convenez de plusieurs périodes qui ne se chevauchent pas et contrôlez les bornes. Un rôle Manager peut par ailleurs ne voir que les opérations de son équipe : demandez qui prépare le dossier de l’entreprise entière.

Conserver une trace de ce qui a été remis

Ouvrez le fichier téléchargé et quelques pièces liées avant de le transmettre. Gardez le nom de l’archive, sa période et son destinataire. Si une intégration alimente déjà le cabinet, demandez si l’export est une simple archive ou doit être importé : les deux circuits actifs sans règle commune risquent de faire traiter une opération plusieurs fois. La préparation est terminée lorsque les exceptions restantes sont nommées et confiées à un responsable, pas seulement quand un téléchargement s’achève.