Pennylane : rapprocher une facture payée en plusieurs fois

Analyse de la documentation officielle, sans test en compte payant.

Un paiement rapproché ne signifie pas forcément qu’une facture est soldée. Dans Pennylane, associez les encaissements qui correspondent au document, puis contrôlez le montant restant dû. Sur une facture de 1 200 € TTC, un premier règlement de 450 € laisse encore 750 € à recevoir : il ne faut pas la considérer comme entièrement payée.

Une facture, deux encaissements : suivre le solde

Exemple fictif : une TPE a émis une seule facture de 1 200 € TTC. Le client effectue deux virements, de 450 € puis de 750 €. Les deux règlements sont disponibles en banque, sans frais déduits, remboursement ni autre facture à imputer. Les montants ci-dessous servent à expliquer le suivi ; aucun paiement réel n’a été rapproché pour ce guide.

Le contrôle est simple : 1 200 − 450 = 750 €, puis 1 200 − (450 + 750) = 0 €. Comparez ici les encaissements au total TTC du document, sur la même base. La facture reste un document unique ; le rapprochement n’émet pas une nouvelle facture à chaque virement.

L’aide Pennylane précise qu’après un paiement partiel, la facture reste au statut À payer. Le passage au statut Payée intervient lorsque les encaissements rapprochés couvrent la totalité et que le restant dû atteint zéro. Le montant à contrôler est donc le solde, pas seulement la présence d’une transaction associée.

Rapprocher les règlements depuis la facture

La facture doit être présente dans le dossier et les transactions doivent remonter du compte bancaire connecté. Si la pièce manque, commencez par notre guide sur la collecte des factures, plutôt que de créer un second document pour représenter le même paiement.

1. Ouvrez Ventes, puis Factures clients et la facture concernée. À la ligne Paiement, utilisez la loupe pour rechercher une transaction.
2. Filtrez par date, libellé ou montant. Comparez la référence, le client et le montant avec les virements réellement reçus ; une suggestion de Pennylane reste une proposition à contrôler.
3. Cochez le ou les encaissements correspondants, puis utilisez Rapprocher. Dans notre exemple, associer seulement 450 € doit laisser 750 € à recevoir ; après association du second virement de 750 €, le solde doit être nul.

Si deux virements ont déjà été reçus, l’aide permet de sélectionner plusieurs transactions pour une même facture. S’il n’en manque qu’un, ne classez pas la facture comme payée pour faire disparaître l’alerte. Retrouvez d’abord le règlement dans la banque et dans la recherche des transactions. Une date prévue de paiement n’est pas un encaissement.

Un virement à répartir entre deux factures

L’opération inverse a une limite importante : le rapprochement multiple de l’interface Gestion ne permet pas de répartir librement le montant d’un virement entre plusieurs factures. L’aide clients renvoie cette répartition au module Comptabilité et à un utilisateur disposant des accès nécessaires.

Autre exemple fictif : les factures A et B s’élèvent respectivement à 1 200 € et 800 € TTC. Le client verse 1 000 € et précise que 700 € concernent A et 300 € concernent B. Ce détail d’affectation est l’information à faire traiter, avec les références des deux factures et de la transaction.

Les affectations totalisent bien 700 + 300 = 1 000 €. Il reste 500 + 500 = 1 000 € à encaisser sur un total initial de 2 000 €. Sélectionner deux factures ne remplace pas cette répartition de montants. Transmettez le détail au comptable ; ne forcez pas un statut payé sur les deux documents.

Les droits et les exceptions à connaître

L’aide autorise le rapprochement aux rôles Dirigeant/Admin, Comptable interne/Responsable finance, Gestionnaire de facturation et Comptable. Un gestionnaire de facturation peut rechercher un règlement depuis une facture sans disposer du module Transactions. Attention au partage des accès : l’aide précise que cette fenêtre de recherche affiche aussi les soldes bancaires à ces gestionnaires, sans option pour les masquer.

Pour la répartition comptable, le rôle Dirigeant ne suffit pas par défaut. Côté entreprise, l’accès Comptabilité exige le rôle Comptable interne avec un abonnement Premium et comptabilité internalisée ; votre cabinet peut aussi intervenir s’il utilise Pennylane. Demandez d’abord qui dispose déjà de cet accès avant d’envisager un changement d’offre.

Ne confondez pas ce suivi avec l’émission d’un acompte ou d’une facture partielle. La grille officielle pour indépendants consultée classe ces documents dans Basique. Notre procédure porte sur les règlements d’une facture existante, pas sur la création de nouveaux documents commerciaux.

Dernière exception : après un rejet de prélèvement, une facture peut rester affichée comme encaissée parce que le lettrage comptable initial subsiste. L’aide demande alors de faire vérifier ce lettrage dans Comptabilité. Retirer une association bancaire n’équivaut pas, à lui seul, à corriger toutes les écritures concernées.