Factures Indy : relier les acomptes, le solde et les avoirs

Les procédures de facturation publiées par Indy ont été consultées le 29 septembre 2026 pour ce guide. Ce n’est pas le compte rendu d’un essai dans un dossier client. Nous proposons une méthode de contrôle et un exemple chiffré fictif, sans déterminer le traitement fiscal propre à votre activité. La fiche Indy présente le logiciel dans son ensemble.

Préparer le dossier avant de demander un acompte

Rassemblez le devis accepté, l’identité de facturation du client, le détail de la prestation et l’échéancier convenu. Écrivez séparément ce qui relève du contrat et ce qui relève du logiciel. Le bouton de création d’une facture ne prouve pas que le client a accepté une modification de périmètre. Gardez une trace de cet accord avant de modifier les montants ou les prestations.

La procédure officielle des acomptes part d’un devis marqué comme signé. La facture d’acompte est créée depuis ce devis ; la facture de solde reprend ensuite ses données et les acomptes émis. Au relevé, cette création est réservée à la version web, pas à l’application mobile. Prévoyez donc un accès au navigateur avant de promettre un document immédiat depuis votre téléphone.

Un indépendant qui travaille sur chantier peut préparer les informations sur place, puis finaliser au bureau. Un prestataire qui facture après une visioconférence peut réserver ce moment à la validation. Dans les deux cas, choisissez qui effectue le dernier contrôle et qui transmet le document. Deux personnes qui travaillent en parallèle sur le même dossier peuvent sinon envoyer deux versions différentes au client.

Un exemple : 1 500 € HT, deux acomptes, un solde

Imaginons une prestation de 1 500 € HT avec un premier acompte de 450 € HT, puis un second de 300 € HT. Le montant restant à facturer est 750 € HT : 1 500 moins 450 moins 300. Ce calcul illustre la répartition du prix, pas les règles de TVA ni une situation enregistrée dans Indy. Les taxes applicables doivent être traitées selon votre dossier.

Contrôlez ensuite une deuxième grandeur : l’argent effectivement encaissé. Si le second acompte reste impayé, la répartition des factures peut être correcte alors que votre suivi de trésorerie ne l’est pas. Ne confondez pas « reste à facturer » et « reste à recevoir ». Le premier dépend des documents émis ; le second exige aussi les règlements et les éventuels remboursements.

Pour rendre le dossier lisible, notez la référence de chaque facture à côté de la date du règlement correspondant. Si le client fait un virement global pour plusieurs documents, conservez son détail d’affectation. Cette petite feuille de rapprochement sert surtout lorsqu’un client conteste le solde plusieurs semaines plus tard : vous pouvez expliquer le calcul sans reconstruire tout l’historique de mémoire.

Corriger une facture : relire la chaîne entière

Le centre d’aide sur les avoirs distingue remboursement partiel, modification et annulation. Une facture créée dans Indy puis validée ne se supprime pas simplement : une correction passe par un avoir. La procédure de modification crée un nouveau brouillon après annulation. Pour un dossier avec acompte et solde déjà émis, l’ordre indiqué est d’annuler le solde avant de traiter l’acompte.

Avant de confirmer, posez une question très concrète : le client doit-il finalement payer moins, recevoir un remboursement, ou seulement obtenir un document corrigé ? Ces situations ne se vérifient pas avec le même contrôle. Une adresse erronée n’implique pas nécessairement de déplacer de l’argent. À l’inverse, l’émission d’un avoir ne suffit pas à prouver qu’un remboursement bancaire a été exécuté.

Reconstituez le dossier après correction : document initial, avoir, nouvelle facture s’il y en a une, paiements déjà reçus et reste dû. Envoyez au client une explication courte avec les références à conserver. Évitez de transmettre seulement le dernier PDF, sans indiquer quel document il remplace. Le destinataire doit comprendre pourquoi deux factures portant des numéros différents concernent apparemment la même prestation.

Une facture importée n’a pas le même parcours

Pour un dossier démarré dans un autre logiciel, l’aide sur l’import demande de reprendre les informations du document existant, notamment numéro, date et montants. Elle prévoit l’ajout du PDF pour extraire ses données et insiste sur l’égalité des totaux au centime. Les acomptes doivent être importés avant le solde, puis reliés à celui-ci. L’import est décrit sur ordinateur.

Notre conseil de migration : constituez d’abord un seul dossier représentatif avec ses pièces originales. Comparez les références et les montants après import, puis rapprochez les règlements. N’envoyez pas automatiquement au client un document que vous importez uniquement pour reprendre votre comptabilité. Une reprise d’historique n’est pas une nouvelle vente et ne doit pas être présentée comme telle.

Le parcours de correction d’une facture importée varie aussi selon l’exercice concerné, comme le précise l’aide sur les avoirs. Pour une opération qui traverse deux exercices, faites confirmer le traitement adapté à votre régime avant de modifier les écritures. L’objectif de ce guide est de sécuriser la circulation des documents, pas de remplacer cette décision comptable.

Acquitter seulement après vérification du règlement

La fonction d’acquittement ajoute une mention et les informations de paiement au PDF. Indy demande notamment la date et le mode de règlement, avec une référence facultative. Cette étape concerne une facture effectivement réglée : elle ne constitue ni une demande de paiement ni la preuve que votre banque a déjà reçu un virement annoncé par le client.

Dans une petite équipe, attribuez la vérification des encaissements à une personne identifiée. Elle contrôle le montant, le compte destinataire et la référence, puis rapproche le paiement du bon document. Si une opération tarde à apparaître, consultez notre diagnostic de synchronisation bancaire Indy avant de conclure à un impayé. Si vous avez besoin d’une archive à transmettre, le guide des exports Indy complète ce parcours.

Ce qu’il faut vérifier avant d’adopter ce fonctionnement

Sur un dossier d’essai que vous maîtrisez, examinez le PDF de chaque étape : intitulé, numérotation, lien avec le devis, acomptes déduits et reste dû. Ajoutez un cas de correction et un règlement réparti. Il s’agit d’une proposition de vérification pour le lecteur ; nous ne revendiquons aucun temps d’exécution ni résultat observé. N’utilisez pas une vraie facture client comme document jetable.

La disponibilité précise des fonctions dépend de l’offre et de votre profil. Vérifiez-la dans votre espace avant de migrer votre facturation. Le guide Essentiel, Plus et Premium permet de distinguer le choix d’abonnement du déroulement d’une facture. Le meilleur résultat attendu ici est un dossier compréhensible par le client et par la personne qui suit votre comptabilité.